Registro
El mostrador de entrada es el primer contacto que sus participantes tendrán con su evento, por lo que es importante que sea adecuado. Aquí usted ayudará a las personas a crear cuentas, firmar en el evento en Wikipedia, y darles una etiqueta con su nombre. Las etiquetas deben indicar el nombre de usuario del participante, su nombre real, pronombre y una marca roja, amarilla o verde para indicar si quieren ser fotografiados o no. Además, los organizadores deben anotar su estatus en sus etiquetas de identificación, para que los participantes sepan a quien realizar preguntas. También animamos a los organizadores y voluntarios a usar artículos de identificación tales como bandanas o camisetas de un color a juego.
Distribuya hojas informativas la mesa de entrada (ver Apéndice 7). Sugerimos agregar algunos datos a esta hoja, como detalles de WiFi e instrucciones sobre cómo agregar su trabajo a la sección Resultados de la página encuentro. También debe indicar aquí el lenguaje de espacio seguro (vea el Apéndice 6) y deje que sus participantes sepan que si tienen alguna pregunta o si se sienten inseguros en algún momento pueden alertar a un organizador o voluntario.

Redes sociales
Asegúrese de que todos conozcan los hashtags del evento y anime a sus participantes a usarlos. #ArteYFeminismo (#ArtAndFeminism) es la etiqueta general y #EditandoAhoraAF (#NowEditingAF) se puede usar para compartir lo que está trabajando. Ej. “Trabajando en la entrada de Lorraine O’Grady #NowEditingAF”. Es una buena idea tener un voluntario u organizador responsable de documentar el evento, tanto con una cámara como mediante la publicación en las redes sociales.

Dos maneras de crear contenido social interesante es usar los formatos brindados a continuación.

¿Sabías qué? [Inserte un dato breve sobre una artista femenina aquí] #ArtAndFeminism

“[inserte un comentario breve de un participante sobre por qué asistió al evento]”. #ArtAndFeminism

Materiales bibliográficos y otros recursos
Disponga una mesa con libros y artículos relacionados al tema de su editatón, asicomo, con sugerencias de artículos. Otros recursos importantes son: cargadores, computadoras adicionales (si es posible), letrero con la información sobre el WiFi, hojas con la política de espacio seguro (véase Apéndice 6) y comida. La gente se quedará más tiempo si hay bocadillos y café disponibles, además, estará en un mejor estado de ánimo. Una de las razones por las que muchas mujeres no editan en Wikipedia es debido a la desigualdad en el uso del tiempo libre: el hecho de que las mujeres son más propensas a realizar una segunda jornada laboral al llegar a casa después del trabajo. Por lo tanto, aconsejamos fuertemente la presencia de cuidadores de niños para los participantes. Muchas ciudades cuentan con empresas de cuidado infantil que ofrecen servicios asequibles por cortos períodos de tiempo.

Entrenamiento
Realice breves capacitaciones periódicas (vea el Apéndice 8), quizás una vez por hora u hora y media, use un proyector y revise los fundamentos de la edición en Wikipedia. Anime a los participantes a trabajar en parejas (un editor/a experimentado/a con alguien versado/a en el contenido). Para las personas que sólo pueden permanecer un tiempo corto, sugiera que hagan algunas investigaciones sobre un artículo y publiquen sus hallazgos/ enlaces en la página de discusión del artículo, o que añadan citas a los artículos que las necesiten. Anime a los participantes a ayudarse mutuamente y deje claro que el objetivo de una editatón no es que los participantes escriban artículo sobre sí mismos.

Registrar los resultados
Registre el número de participantes y su trabajo. Después de crear su cuenta, asegúrese de que todos los participantes firmen en su página del encuentro. Pídales que agreguen su trabajo a una sección de artículos creados y/o artículos mejorados de su página de encuentro o puede pedirles la información directamente. Si los artículos se iniciaron en talleres o como borradores, pero aún no se han publicado oficialmente como artículos de Wikipedia, puede vincular a esas páginas y tomar nota de su estado actual.

Agregar imágenes a Wikimedia Commons
Tome fotos durante el evento y súbalas a Wikimedia Commons. Como introducción, puede ver este video con un tutorial para hacerlo: https://www.youtube.com/watch?v=BM_EvDxdroQ

Las imágenes de los eventos de este año entrarán en la categoría: https://commons.wikimedia.org/wiki/Category:ArtAndFeminism_2017
Debe crear una subcategoría para su evento antes de subir imágenes a Commons. Puede hacerlo escribiendo en la barra de búsqueda: “Categoría: ArtAndFeminism 2017 / LOCACIÓN DE SU EVENTO”. A continuación, debe crear la categoría escribiendo unas pocas palabras en la página para describir qué es la categoría y presionando “Guardar”. Una vez que la haya creado, debería poder etiquetar las imágenes que suba con esta categoría. También puede anidar su categoría dentro de la categoría: Commons:Category:ArtAndFeminism_2017 añadiendo: [[Category:ArtAndFeminism_2017]] en la parte inferior de su página.